5 Factores clave en la Gestión de Proyectos que debes conocer.
Llega septiembre y el nuevo curso escolar nos prepara para afrontar nuevos retos y objetivos. ¿Cuántas veces hemos dicho “Tengo un nuevo proyecto” cuando en realidad hemos querido decir “Tengo una idea”?
El concepto “proyecto” puede presentar diferentes significados dependiendo del ámbito profesional. En cualquier caso, todo proyecto presenta tres aspectos diferenciados: la dimensión técnica (know-how), la dimensión humana y la variable gestión. Siendo esta última algo que a veces se menosprecia a pesar de que actúa como el catalizador que permite que el resto de elementos se comporten adecuadamente.
El proceso de gestión de proyectos tiene como finalidad principal la planificación, el seguimiento y control de las actividades y recursos destinados para lograr un objetivo dentro del plazo y coste acordados.
En la actualidad, la gestión de proyectos ha evolucionado para adaptarse a las nuevas necesidades de la sociedad y las organizaciones.
El nuevo contexto ha permitido la incorporación de nuevas metodologías y software que facilitan la transversalidad en distintos proyectos y la velocidad con la que se pueden generar. En el próximo post te hablaré de las herramientas de gestión de proyectos que más utilizo.
Sin embargo, hay una serie de factores clave en la gestión de proyectos que no dependen de las herramientas, técnicas o tecnologías empleadas y suponen la base del éxito.
Los 5 Factores clave en la Gestión de Proyectos:
1. Definir la estructura de la gestión de proyectos.
Las preguntas qué, cómo, quién, cuándo, cuánto deberán ser recogidas en un documento. En él se relacionarán todas las actividades o hitos necesarios para llevar a cabo el proyecto, desglosados en tareas mínimas a ejecutar y detallando las especificaciones (duración, responsable, etc) y el paso a paso.
También es importante recoger los objetivos, el alcance del proyecto, la visión y los valores que representan la guía que nos orienta en todo momento.
2. Planificar como actitud de anticipación.
Una vez escuché que quien no planifica, planifica el error. ¿Queremos planificar el error?
Si la respuesta es no, no basta con tener el guión de la estructura, hay que realizar un análisis tarea a tarea para anticiparse.
Planificar no se considera una fase independiente sino que se realiza a lo largo de todo el proceso de gestión con el objetivo de detectar errores o desvíos y poderlos corregir a tiempo.
3. Implicar al equipo en los objetivos.
Una buena gestión de proyectos es algo más que asignar recursos y preparar una programación. El transmitir a los demás por qué se hacen las cosas es esencial para que el equipo se sienta implicado.
A la buena gestión de proyectos va asociado, y esto es imprescindible, saber diseñar equipos multidisciplinares integrados en el objetivo global de la organización y comprometidos a lograrlo. Esto influirá en el éxito de todo proyecto.
4. Calidad en la información.
Se pueden diferenciar dos tipos de información en un proyecto: la información base o inicial y la que se va generando durante el proyecto.
La información base se compone de esos datos previos con los que se originan una relación contractual o una relación de objetivos y que en diseño confeccionan el briefing creativo.
La información que se va arrojando durante la ejecución de un proyecto te permitirá analizarlo para una mejora posterior.
En cualquier caso, debemos establecer un protocolo de actuación o un sistema para recoger, almacenar, actualizar, y archivar los datos, con definición no sólo de cómo sino de quién y cuándo.
5. Controlar el proceso.
En cualquier proyecto es importante el seguimiento de cada uno de los procesos que lo integran y el control de que se cumple lo proyectado. Sin embargo, esto no quiere decir que ante un error u omisión se pueda actuar y modificar lo establecido sin ningún tipo de aprobación previa.
Toda modificación deberá tener aprobación del director de proyecto ya que supone una alteración en recursos y tiempo. Y sólo si es aprobada se generará nueva documentación actualizada para poder continuar con la gestión del proyecto y llevarlo con éxito.
Cualquier idea que tengamos puede ser el inicio de un proyecto, desde la producción de una exposición hasta la publicación de un artículo en una revista. Estas cinco claves te ayudarán a que la ejecución del proyecto sea viable. ¿Estás preparad@ para gestionar con éxito tu proyecto?
ENLACES RECOMENDADOS
- Canal Podcast “Vive el Proceso”. Todos los episodios para mejorar tu proyecto creativo
- Plataforma EXPRESSAN. Muchas más cosas alrededor del Diseño-Arte