La Gestión del tiempo y la productividad están relacionadas con hacer las cosas que hay que hacer y de forma continuada. No se trata de tener unas herramientas exclusivas de unos pocos afortunados o alargar la jornada laboral.
Básicamente la esencia de la productividad es saber a la perfección lo que se quiere, trazar un plan para conseguirlo y dedicarle tiempo todos los días para que se cumpla.
Parece sencillo.
Si consideras que no eres productivo puede ser que estés fallando en uno de esos puntos.
En el Plan Hacer menos para conseguir más he puesto el foco en el tercer paso, en la gestión del tiempo: 7 Días – 7 Prácticas.
He elegido estas 7 prácticas, podía haber elegido muchas más u otras diferentes, pero he seguido estos criterios:
-Puedes realizar cada una de ellas sin ninguna habilidad extra.
– No necesitas invertir dinero para poderlas aplicar.
-Todas ellas son sostenibles en el tiempo porque el compromiso que requieren para construir un hábito, no supone más del que supone estar focalizado con tu objetivo.
-Y una vez que las incorpores en tu rutina los buenos resultados no tardarán en llegar.
Por lo tanto, si sabes lo que quieres y has trazado un plan sólo queda poner en práctica éstos hábitos para conseguir ser más productivo y llevar a tu proyecto a otro nivel.
#DÍA 1. UNA TAREA PRIORITARIA CADA DÍA. Y HAZLA LO ANTES POSIBLE
En todo proyecto hay que ejecutar muchas tareas de diferente índole para que siga en marcha.
Los objetivos que nos marcamos se entrelazan con las urgencias rutinarias y a veces no sabemos distinguir qué acciones son las que hay que hacer en cada momento.
Pero aquí llega el famoso Principio de Pareto 80/20 que dice que el 80% de las consecuencias de una situación o sistema se determina por el 20% de las causas.
Agenda una tarea prioritaria al día (las que están dentro de ese 20%) y llévala a cabo lo antes posible. Menospreciamos la acción de una tarea al día pero puede conseguir extraordinarios resultados a largo plazo.
Verás cómo el espacio mental que dejas libre te recarga de energía para el resto del día.
Sea cual sea tu objetivo, lanzar un nuevo producto o escribir un libro, todos los días debes agendar una tarea prioritaria de cada uno de ellos, sin excepción, y no pasar una semana retocando la Home de la web, aunque sea una tarea pendiente.
Coge tu agenda y comprueba que tienes una tarea prioritaria de cada objetivo marcado para toda la semana.
#DÍA 2. FUERA DISTRACCIONES. LA CONCENTRACIÓN ES NUESTRA ALIADA.
Pensar que la multitarea es efectiva nos hace mucho daño.
Hace poco salió un informe en el que se hacía un análisis sobre las veces que encendíamos la pantalla del móvil mientras trabajamos. Cada vez que lo hacemos nuestra atención se desvía y necesitamos una cantidad de esfuerzo extra para continuar concentrados en lo que estamos realizando, si eso lo reiteramos, son muchos los tiempos muertos que se generan. Y sobre todo el gasto de energía innecesaria que podríamos utilizar para llegar a esos niveles de excelencia buscados en una actividad.
¿Has escuchado “si estás meditando y llega el diablo ponlo a meditar”? Pues eso.
Hay muchos recursos para evitar las interrupciones, desde deshabilitar las notificaciones del móvil o del ordenador, hasta pequeñas acciones orientadas a no ver la bandeja del email hasta la última hora del día o recoger llamadas en un horario específico, si tu trabajo te lo permite.
Ahora es un buen momento para preparar tu entorno de trabajo y no dejar espacio para las distracciones.
#DÍA 3. AGRUPA LAS ACTIVIDADES EN FORMA DE RUTINA Y ACOTA EL TIEMPO DESTINADO A ELLAS.
Está demostrado que agrupando varias actividades similares en un espacio acotado de tiempo se disminuye el tiempo que invertimos en ejecutarlas.
No es lo mismo, por ejemplo, mandar un email aislado que dedicar un tiempo determinado de tu jornada para enviar todos los emails pendientes seguidos.
Analiza que tareas puedes agrupar y desígnale un día de la semana para ejecutarlas. Pruébalo y verás la diferencia.
#DÍA 4. CUANDO VAYAS A EMPEZAR UNA TAREA PIENSA SI TE ACERCA O TE ALEJA DE TU META. SI TE ALEJA OLVÍDALA.
Con el tiempo he aprendido que todas las planificaciones deben ser flexibles.
En la construcción es algo normal porque es muy habitual que surjan imprevistos y se actualicen los planes casi todas las semanas.
Sin embargo, un criterio que sigo siempre es si esa actividad que voy a empezar y que podría no estar inicialmente programada me va a alejar de mi objetivo marcado, porque si es así, no es momento de realizarla.
Un pequeño ejercicio de tomar conciencia sobre las tareas que emprendemos nos permite llevar un control de nuestra energía disponible.
#DÍA 5. AUTOMATIZA AQUELLO QUE NO REQUIERE DE TU CREATIVIDAD.
Invierte un pequeño intervalo de tu tiempo en preparar la herramienta y comprobarás el tiempo y esfuerzo que te libera después.
#DÍA 6. ESTABLECE UN CIERRE DE JORNADA LABORAL.
Un cambio importante en mi vida me hizo re-pensar cuánto tiempo dedicaba a mi trabajo, aunque me apasiona y puedo estar horas y horas siendo muy productiva.
Hay que escuchar a nuestro cuerpo, es una máquina perfecta pero necesita también descansar.
Fija una hora de cierre de jornada laboral aunque sea tu pasión y programa un espacio para ti: actividades diferentes con la familia, deporte, quedada con amistades, leer un libro, o simplemente una experiencia diferente.
El equilibrio en todas las facetas de nuestra vida nos hace sentir bien y con ello más productivos.
#DÍA 7. CELEBRA ESA PEQUEÑA VICTORIA DE CADA JORNADA.
Tenemos tendencia de centrarnos en los objetivos finales, en el resultado de esas grandes metas y no en las pequeñas acciones diarias que son significativas para poder llevarlos a cabo.
Es muy importante que te fijes en esas pequeñas victorias y las celebres porque son ellas las que producen la victoria final.
Tu motivación es la que hace posible que nos mantengamos en el camino y proporciona energía para conseguir nuestras metas.
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