¿Es tu primer evento y no sabes por dónde empezar? Ya sea un congreso, un encuentro corporativo o un evento cultural, aunque cada uno tiene su funcionamiento, la clave para tener éxito es la planificación y la gestión de recursos.
En este post te voy a hablar de siete factores que te permitirán saber cómo organizar un evento, disfrutarlo y obtener el mejor resultado.
Un evento es un escenario de interacción. El poder que se esconde detrás de un evento está relacionado con la capacidad de conexión entre la gente que forma parte, en ese momento, de ese espacio. Y por ello es tan empleado en los negocios el marketing experiencial. Te explico más en este post.
En ese escenario todo es posible, porque estáis allí bajo la misma premisa. Es decir, tú no vas a ver una exposición de arte si no sientes cierta sensibilidad por éste, o no irás a un encuentro de diseño si no te atrae esta disciplina.
Por tanto, un evento es un catalizador de oportunidades aseguradas. Ya que encuentras público que aunque responda a diferentes perfiles, tiene al menos algún punto en común: lo que le ha motivado a estar allí.
Si queremos ser recordados por nuestros asistentes deberemos conmover, empatizar y conectar.
Los eventos online están ahora en auge asociados a un modelo de negocio menos convencional. La diferencia entre éstos y un evento offline es que no requieren de presencia física además de que su coste se disminuye. Sin embargo, las relaciones y el feeling que podemos generar en un encuentro cara a cara son mucho mayor.
Cuando tenemos una idea para organizar un evento son muchas las dudas que nos surgen, desde cuánto cuesta organizarlo hasta cómo lo puedo promocionar para que llegue al máximo número de personas.
Pero sabemos que una idea en nuestra mente no es nada y hay que desarrollarla en una propuesta o un proyecto para poderla ejecutar.
Según mi experiencia aunque lo planifiques todo muy bien siempre hay imprevistos. Por ello, antes de organizar un evento recomiendo que incorpores en tu actividad la gestión de emociones que te ayudará en todo el proceso.
Ahora te voy a hablar de los 7 puntos imprescindibles que yo utilizo para diseñar un evento.
#01. Definición del evento
Para organizar un evento con éxito lo primero que debes resolver son las siguientes preguntas que te ayudarán a dar forma a la propuesta y tomar la dirección de la planificación:
- ¿Cuál es el motivo principal de la convocatoria? El por qué del evento
- ¿Cuál es la actividad principal? El motor del evento: conferencias, exposición, concierto, etc
- ¿Dónde y cuándo se realizará el evento? El lugar y la fecha elegida provisional
- ¿Qué duración tendrá? Si será un taller de 3 horas o un festival de dos días
- ¿A quién está dirigido? ¿Es un público específico, o es un público generalista? Cuál es el público objetivo al que se dirige el evento
- ¿Es un evento formal o informal? ¿Qué emociones quieres introducir? ¿Cómo quieres que te recuerden? Definir la experiencia que quieres ofrecer es una de las cuestiones más complejas y que requieren una valoración interna de marca.
- ¿Qué resultados quieres obtener con la organización de este evento? Los resultados pueden ser, mayor visibilidad de marca, feedback de un producto, etc.
Estas cuestiones son el punto de partida para ponerte a trabajar en la planificación del evento.
#02. Listado de tareas en cada fase: antes, durante y después.
Una vez que tenemos la descripción del evento, para su organización debemos listar todas y cada una de las tareas que vas a necesitar realizar para llevarlo a cabo.
Todo dependerá del volumen y el tipo del evento pero en cualquier caso te servirá como la Hoja de Ruta a seguir.
En gestión de proyectos nos pueden ayudar herramientas digitales para llevar un mejor seguimiento y control de su ejecución. En mi caso utilizo Asana, puedes tomar un primer contacto con su funcionamiento registrándote en su versión gratuita.
Este programa de gestión de proyectos te permite diferenciar las fases y listar en cada una de ellas las tareas que consideremos necesarias. A continuación te relaciono algunos ejemplos.
- Fase pre-producción: alquiler de sala, contacto con ponentes, diseño de cartelería, contacto con prensa, precampaña redes sociales, contacto con patrocinadores, contrato catering, etc.
- Fase de ejecución o producción de evento: todas las actividades que se están llevando a cabo durante el evento como marketing, coordinación, control de acceso, etc.
- Fase de pos-evento: sabemos que el evento no termina cuando el público se marcha, existen tareas que tenemos que tener en cuenta como los correos de agradecimiento, medición de los indicadores, control de facturación, etc.
#03 Comunicación del evento y Marketing.
En el plan de comunicación y promoción de un evento hay diversas herramientas muy útiles que podemos utilizar: la nota de prensa, las redes sociales, hacer publicidad en Facebook Ads, y aprovechar las acciones promocionales de los colaboradores.
Cuando decides organizar un evento es importante tener claro que realizar un congreso no es lo mismo que organizar un concierto o un evento cultural. Cada tipo de evento tiene sus necesidades y medios de comunicación especializados a los que recurrir para hacer la promoción.
En un evento pequeño o mediano, lo normal es que te ocupes tú mismo de la promoción, publicando el evento en las redes sociales. Sabemos que las redes sociales son el gran altavoz de un evento y no pueden faltar, sabiendo nuestro público objetivo sólo será cuestión de comunicar el evento correctamente.
Una buena planificación y estrategia tiene que ser compatible con un uso adecuado de todas las plataformas sociales que pueden ayudarte a dar una mayor visibilidad a tu evento.
Otro factor que no se debe olvidar es que la comunicación del evento es un proceso que no sólo se desarrolla en la promoción o durante su ejecución. Debemos atender la fase de comunicación después de haber finalizado el evento. En mi opinión, una de las más importantes.
#04 Rentabilidad del evento.
La planificación de un evento debe ir en paralelo al presupuesto calculado. Esto dependerá del tipo de evento que hemos diseñado.
Si eres un promotor y depositas todo el peso de la financiación en la venta de entradas debes de controlar muy bien la venta anticipada además de llevar unas negociaciones y acuerdos exquisitos con los proveedores.
Este plan es muy arriesgado y hay otras alternativas para evitar tener malas experiencias.
Debes pensar en otras formas de rentabilizar tu evento más allá de la venta de entradas. Para un evento mediano lo habitual es hablar con marcas relacionadas con el tema o sector del evento. Si lo que estás montando es algo grande, puedes hablar con casi cualquier empresa que quiera relacionarse con la marca, para ello deberás preparar un buen dossier de patrocinio que recoja los puntos fuertes de tu proyecto y te ayude a conseguir y mantener el apoyo de patrocinadores.
Este punto es muy importante y recomiendo no entrar en fase de ejecución si no tienes cubierto los gastos fijos del evento, bien por recursos propios o financiación externa.
#05 Seguimiento y control del evento: durante y después del evento.
El control de las operaciones es clave para saber cómo organizar un evento rentable. La gestión de los recursos (personal, presupuesto, tiempo) es fundamental para conseguir una buena producción durante el evento.
Sin embargo, no hay que olvidar realizar un seguimiento durante y también después del evento. La retroalimentación es vital para poder subsanar errores y planificar futuros eventos.
¿Qué datos debemos medir y cómo lo hacemos? Toda esta información la conseguiremos llevando a cabo una serie de acciones que estarán registradas en nuestro gestor de proyectos. Te hablo más de ello en este post.
- Medir el ROI (lo que se llama Return of Investment o retorno de la inversión).
- Crear una encuesta de satisfacción.
- Analizar los resultados analíticos de redes sociales, visitas a la web y todas aquellas métricas relacionadas con la comunicación digital.
- Y hacer balance de “los intangibles”. Apariciones en medios, colaboraciones surgidas, nuevas sinergias, etc.
#06 Un regalo.
En cualquier evento no puede faltar un obsequio que permita alargar la experiencia.
Además de agradecer la asistencia yo considero que es muy importante que los asistentes no solo se lleven lo que han realizado, o los apuntes que han tomado, sino que se lleven algo que acaben de experimentar en casa.
Puede ser un merchandising pero que aporte valor y que requiera interacción de tu futuro cliente. De esta manera te estarás introduciendo en su casa, en su contexto de una manera muy sutil estás alargando su experiencia.
Este regalo debe estar relacionado con toda la historia que has contado en tu evento y si puede dársela un uso diario es genial.
Un ejemplo de ello lo tenemos en el Kit de marca que nos entregó AEDI en el evento #8SCD o el cuaderno para notas que entregué a las asistentes del evento anual que organizo #EECreativas.
#07 Disfruta del proceso.
Y para terminar quiero resaltar que disfrutes del proceso.
Antes hablaba sobre la gestión de emociones como otro factor a tener en cuenta para organizar un evento. Ya sea un evento grande o pequeño, tengas experiencia o no, te encontrarás con obstáculos y algunos de ellos, incluso, te harán dudar de seguir adelante.
Por ello, la gestión de expectativas y un motivo potente detrás del evento, tu por qué, te permitirán solventar cualquier imprevisto.
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